VDMs: La fuerza de primera línea para impulsar el negocio de grupos en la hostelería

A medida que los hoteles se esfuerzan por hacer crecer el negocio de los grupos en un panorama cada vez más competitivo, el papel de los Venue (VDM) nunca ha sido tan crucial. Estos profesionales no son meros representantes de ventas, sino embajadores estratégicos encargados de tender puentes vitales entre los hoteles y las empresas de incentivos y planificación de reuniones más influyentes del país.

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Por qué los VDM son el arma secreta para las ventas de grupos

Atrás quedaron los días en los que se dependía únicamente de las solicitudes de propuestas entrantes. Hoy en día, los hoteles con más éxito están dando a los VDM la posibilidad de adoptar un enfoque proactivo y práctico. Esto significa ponerse en contacto con los planificadores -especialmente los que trabajan para empresas de incentivos de élite- y ofrecerles valor, visión y versatilidad.

Esto es lo que hace que el papel del VDM sea tan fundamental:

• Las relaciones cara a cara importan: En un mundo dominado por el correo electrónico y las plataformas, nada sustituye el poder de una visita en vivo. Los VDM que visitan con regularidad los principales centros de incentivos cultivan una confianza personal que se traduce en beneficios para el programa.

• Control de la narrativa: Cuando los DGV presentan la historia de su hotel en persona, pueden hacer hincapié en los puntos de venta clave adaptados a los objetivos del planificador, algo que un PDF o un listado de una plataforma no pueden hacer.

• Detectar oportunidades emergentes: Estas visitas permiten a los VDM descubrir oportunidades que aún no están en el radar: próximas ganancias de clientes, nuevas tendencias de viajes o necesidades no satisfechas de los planificadores.

Objetivo: Las mejores casas de incentivos de EE.UU.

Si te dedicas a las ventas de grupos hoteleros o gestionas una estrategia de VDM, estas son las oficinas de visita obligada para entablar relaciones. Impulsan viajes de incentivo y eventos corporativos de gran valor en todo el país:

1. BI WORLDWIDE - Minneapolis, MN

2. Maritz Global Events - Fenton, MO

3. ITA Group - West Des Moines, IA

4. Creative Group - Schaumburg, IL

5. One10 - Minneapolis, MN

6. BCD Meetings & Events - Chicago, IL

7. Aimia (Kognitiv) - Operaciones en EE.UU.

8. Inspira Marketing Group - Norwalk, CT

Cada una de estas empresas representa millones de dólares en gastos de programas en mercados nacionales e internacionales, y la competencia por captar su atención es feroz.

Lo que los hoteleros deben equipar a los VDM para las visitas de los planificadores

Para destacar durante una visita a una agencia o una visita al mercado, los directores de ventas deben ir armados con algo más que folletos. Esto es lo que deben llevar y decir:

1. Material publicitario convincente y personalizable

• Destaca experiencias listas para incentivos (como recepciones en azoteas, clases de coctelería, aventuras locales exclusivas).

• Ofrece itinerarios listos para usar que los organizadores puedan adaptar a sus clientes.

• Destaca los diferenciadores: ubicación, sostenibilidad, características de bienestar y credenciales de diversidad, inclusión e inclusión (DEI).

2. Flexibilidad de contratos e incentivos

• Ofrezca ventajas exclusivas a las agencias que le recomienden.

• Presente políticas de contratación sencillas: bajas flexibles, opciones de cambio de reserva y plazos claros.

3. Colaboración, no sólo producto

• Refuerce la estructura de apoyo de su hotel: conserje dedicado a la planificación, capacidad de producción in situ o asistencia en el diseño de eventos.

• Incluya testimonios o estudios de casos de otros programas de incentivos que hayan tenido éxito.

4. Información

• Comparta las tendencias actuales de la demanda, el tamaño medio de los grupos y las fechas disponibles.

• Ofrezca datos del mercado de destino (como patrones de ascensos o normativa local) que faciliten el trabajo del planificador.

Recomendaciones para hoteleros: Hacer que funcione

Más allá de lo que aportan los VDM, la dirección del hotel debe asegurarse de que la estrategia cuenta con el apoyo de los clientes:

• Invierta en la gestión de las relaciones con los planificadores: Cree una estrategia de etiquetado CRM para los principales contactos de la casa de incentivos y realice un seguimiento de todos los puntos de contacto de los VDM.

• Enviar a los VDM adecuados: Elija profesionales con la inteligencia emocional y los conocimientos empresariales necesarios para desenvolverse en centros de compra complejos.

• Seguimiento con propósito: Tras las visitas, asegúrese de que los BDM realizan un seguimiento con propuestas personalizadas que reflejen los conocimientos recopilados.

Última palabra: Estar presente o caer en el olvido

En el mundo de los viajes de incentivo y las reuniones de grupo, ser el primero en la lista significa estar físicamente presente. Los hoteles que activan a los VDM cualificados para que visiten a las principales empresas de incentivos -no sólo una vez, sino repetidamente- consiguen un mayor flujo de clientes potenciales, una mejor alineación con las expectativas de los planificadores y, en última instancia, más reservas.

No se trata de estar en la lista. Se trata de estar en la sala.